Soms zou je willen dat er meer uren in een dag zitten. Al is het alleen maar om eens echt helemaal ‘bij’ te zijn met je werk of dat er ruimte is om een [extra] papa-dag op te nemen. Wat als we nu vertellen dat er echt meer uren in je dag zitten! Immers hoeveel tijd kun je besparen wanneer je niet overal en nergens je bedrijfsinformatie vandaan hoeft te halen. 

Het klinkt misschien flauw, maar door meer structuur in je data, krijg je weer extra tijd. Natuurlijk kost het je eerst wat tijd om dit te structuren, maar daarna vraag je je waarschijnlijk af waarom je deze investering niet eerder hebt gedaan.

En nee, het is zeker niet gek dat je bedrijfsinformatie versnipperd beschikbaar is. Dit is een heel logisch gevolg van een groeiend bedrijf. Daarom wijden we hier ook een blog aan.

Hoe komt die informatie versnipperd?

Bij een groeiend bedrijf zit de informatie eerst vaak in de hoofden van de ondernemers. Als dit niet meer te overzien is, is de volgende logische stap om spreadsheets in te richten waarin deze informatie bijgehouden wordt. Als de groei doorzet gaan vaak bepaalde processen als eerst mis, denk aan het voorraadbeheer of de order stroom. Hier wordt dan een los systeem voor ingezet omdat dit economisch beter te overzien is. Als deze trend zich een aantal jaar door zet bestaat het bedrijf vaak uit een warboel van losse systemen en spreadsheet.

Geen warboel aan systemen

Misschien ben je nu op dat punt van die warboel aan systemen of kun je dit nog voor zijn. Dan ben je namelijk van de volgende nadelen af:

  • Uren bezig om managementrapportages te genereren

Soms moet men voor een overzicht van alle verkooporders, exports gemaakt worden uit diverse systemen. Denk aan de webwinkels-software, de orders uit Amazon, de handmatige orders en noem maar op. Tegen de tijd dat een overzicht gemaakt is, loopt dit al weer 3 dagen achter.

  • Er bestaat geen “single version of truth”

Inzichten worden nu verzameld vanuit verschillende systemen. Hierdoor is er geen centraal punt waar iedereen op kan vertrouwen. Ook kan het onrust geven als het aantal orders voor dezelfde periode in de webwinkel totaal anders is dan de omzet die in het financiële systeem is vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat eigenlijk niemand weet waar men vanuit kan werken. Welke informatie is waar?

  • Excel is gevaarlijk

Er zijn al tal van blogs geschreven over waarom Excel [en GoogleDocs] niet de ideale manier zijn om informatie vast te leggen. Fouten zijn zo gemaakt zowel bij invoer van gegevens als bij formules. Daarnaast kan informatie makkelijk verwijderd of veranderd worden, zonder dat dit goed inzichtelijk is.

Real-time ondernemen met NetSuite

Ideaal zou zijn om alle bedrijfsgegevens inzichtelijk op 1 plek gedocumenteerd te hebben. Daarom zijn we ook fan van ERP [Enterprise resource planning]. Dit is software die alle processen in een bedrijf ondersteund. In ERP wordt alles centraal vastgelegd en heb je altijd beschikking over real-time inzichten.

Deze worden in het ERP-systeem NetSuite gepresenteerd op real-time dashboards, zodat alles bij inloggen op het systeem meteen beschikbaar en inzichtelijk is. Je hebt dus ook “single version of the truth”, omdat alle rapportages uit hetzelfde systeem worden gehaald.

Tevens wordt op elke bestand een log bijgehouden waarin alle veranderingen worden vastgelegd. Het is dus altijd inzichtelijk wat er gebeurt en veranderd is.

NETSUITE GEBRUIKER TIP
Wist je dat je bij elk bestandstype altijd kunt zoeken op de “system notes”. Hiermee kan altijd makkelijk achterhaald worden wat gewijzigd is. Men kan ook alerts draaien wanneer bijvoorbeeld bepaalde velden op een klantenkaart handmatig aangepast worden. Meer weten, neem dan contact met ons op. 020-2610122 

Back to News
Fast Four