Waarschijnlijk is automatiseren een onderwerp dat vaak door je hoofd spookt. Daarom 4 handige stappen om dit in de praktijk te brengen. Ben je helemaal niet met automatiseren bezig? Lees dan ook even verder, want wat het oplevert, is zeker het benoemen waard.

Als je ergens kan automatiseren, moet je het zeker doen. Zo hebben wij in ons Sales-proces veel stappen geautomatiseerd. Voorheen ging dit proces als volgt; een app werd gekocht, er ging een e-mail naar een medewerker, die dan de app moest vrijgeven aan de klant. Vervolgens een bericht van de ene naar de andere collega dat de app is vrijgegeven. Collega plant vervolgens een implementatiegesprek.

Onze winst

In ons Sales-proces konden we veel automatiseren. Daarom hebben we hiervoor een workflow gebouwd. Nu wordt automatisch een taak aangemaakt, wanneer er een app gekocht wordt. Hiermee wordt het implementatieproces in gang gezet. Het is een vinkje aanzetten en de benodigde e-mails worden verstuurd. Er vinden nu meer implementaties plaats in dezelfde tijd als voorheen. In plaats dat we hiervoor en voor 5 mensen aannamen, is dit er maar 1! Een enorme winst dus om te automatiseren.

Voordelen automatiseren

  • Fte’s over, die weer voor meer belangrijke zaken ingezet kunnen worden.
  • Minder foutgevoelig.
  • Kostenbesparend.
  • Efficiënter werken.

In 4 stappen automatiseren

Voordat je gaat automatiseren, zijn er een paar stappen die je eerst moet doen.

  1. Breng processen in kaart. Zorg dat je inzichtelijk maakt wat het proces nu is. Dit kan in een flowchart, als je het maar vastlegt.
  2. Vervolgens begin je met een toetsingsslag. Kritisch kijken welke stappen eventueel weg kunnen. Ga ook na waarom het proces op een bepaalde manier gebeurt en of dit logisch is.
  3. Vervolgens kun je gaan optimaliseren; stappen omgooien en overbodige zaken eruit halen. Dan heb je het voorwerk gedaan en dan kun je een plan maken om de automatisering tot stand te brengen.
  4. Voordat je daadwerkelijk gaat automatiseren, maak je een basisconcept. Dit laat je door gebruikers testen. Je toetst hiermee je aannames en krijgt feedback. Vervolgens ga je door naar het eindproduct en rol je het uit in de organisatie.

Dus in kaart brengen, toetsen, optimaliseren en vervolgens automatiseren. We hopen dat dit je helpt om processen efficiënter in te richten en dat je veel mogelijkheden ziet om te automatiseren. Heb je nog vragen? Bel ons gerust: 020-2610122

Back to News
Fast Four