Data, dus. We hebben het allemaal nodig om ons bedrijf te runnen. *Gaap*. Bedankt voor de update Fast Four. HEEL.GRAAG.GEDAAN! De uitdaging bij het beheren van data in een bedrijf is echter zelden dat je niet over data beschikt. Normaal gesproken is het precies het tegenovergestelde. Je beschikt over data, zoveel zelfs, op zoveel plaatsen, dat je er niets zinvols mee kunt doen.

 

In dit artikel geven we praktische tips om de complexiteit van jouw data te verminderen en inzichten te laten genereren die daadwerkelijk groei stimuleren. (Geen gegaap meer nu, hè? Dat dacht ik al.)

 

Informatie versus data

Er zijn twee kanten aan de data-discussie, en het grootste deel van de discussie gaat niet eens echt over data, maar over informatie. Verwar de twee niet, er is een enorm verschil.

 

Waar we het eigenlijk over hebben als we praten over data, datagestuurde of data centrische culturen, is het verbeteren van de informatie die voor ons beschikbaar is om op data gebaseerde strategische beslissingen te nemen. In de woorden van Donald Rumsfeld: “het elimineert de ‘onbekende onbekenden’, dat wil zeggen: de dingen waarvan we niet weten dat we ze niet weten.”

 


Het Verminderen van Data-Complexiteit

De meest voorkomende uitdaging die we tegenkomen bij het bespreken van data met groeiende bedrijven of bedrijven die opschalen, klinkt vaak ongeveer zo: “we hebben data, teveel data, we hebben overal data en het loopt uit de hand”.

 

Paradoxaal genoeg wordt dit aangevuld met uitspraken als ‘we beschikken niet over de informatie die we nodig hebben’, ‘het duurt te lang om te krijgen wat we nodig hebben’, ‘we vertrouwen op persoon ‘x’ om rapporten te maken’ of, ieders favoriet: ‘alles staat in Excel ”.

 

Het is begrijpelijk dat, met name in de vroege fasen van een bedrijf, systemen en processen reactief worden geïmplementeerd. Omdat het vanuit financieel en tijdsperspectief logischer is om gewoon aan de slag te gaan.

 

Dit leidt echter vaak tot meerdere systemen en verschillende soorten data, specifiek gericht op de functie waarvoor ze zijn geïmplementeerd. Bijv. Financiële systemen die andere informatie over klanten hebben dan CRM- of e-commerce systemen. Als dit jou bekend voorkomt, vind je het misschien interessant om ook ons blog over het bereiken van duurzame groei te lezen. 

 

Dus, hoe kom je af van deze complexiteit en gebrek aan eenduidigheid van je data? Wij hebben twee concrete tips:

 

  1. Verminder waar mogelijk het aantal systemen en databases

Dit klinkt voor de hand liggend, maar hoe meer systemen erbij betrokken zijn, hoe complexer het wordt om een eenduidig beeld te schetsen. 

 

Als u uw hele bedrijf op één enkel systeem kunt draaien, betekent dit dat iedereen tegelijkertijd met exact dezelfde gegevens werkt. Dus alles is live voor jou en je klanten – geweldig. Vanuit een rapportage perspectief kun je absoluut vertrouwen hebben in jouw gegevens, en operationeel kunnen jullie je snel aanpassen en profiteren van kansen zonder het hele proces opnieuw in kaart te brengen verdeeld over meerdere systemen.

 

Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) zou hiervoor normaal gesproken de driver moeten zijn. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit soort systeem specifiek ontwikkeld om alle resources binnen een onderneming te beheren. Normaal gesproken zou dit beginnen vanuit een financieel kern perspectief, wat ook een hele sterke basis vormt voor voor toekomstige bedrijfsanalyses.

 

Wat als we niet op één systeem kunnen draaien, of als het duidelijk is dat verschillende systemen voor specifieke functies aanzienlijke operationele verbeteringen opleveren?

 

Goeie vraag! Dit is gebruikelijk bij het opschalen van bedrijven en staat bekend als een ‘best of breed’ benadering. Best of breed kan ongelooflijk succesvol zijn, maar vertrouwt uiteindelijk op twee sleutelfactoren:

 

    • Het hebben van een goed gedefinieerde data-map om te begrijpen welke gegevens in welk systeem zijn vastgelegd en hoe dit allemaal samenkomt om u de informatie te bieden die u nodig hebt.

 

    • Integratie Software. Als u meerdere systemen gaat gebruiken, zorg er dan voor dat ze met elkaar kunnen praten. Zonder dit ga je gewoon veel tijd en geld besteden aan het repliceren van je bestaande problemen in grotere, duurdere systemen.

 

2. Begin met achterhalen wat je moet weten, en zoek vervolgens uit hoe je aan de bijbehorende data kunt komen

We zullen hier in het volgende deel iets dieper op ingaan, maar uiteindelijk moet de hiërarchie strategische beslissingen volgen, gedreven door informatie, gegenereerd uit data. Dus begin met bedenken welke informatie je nodig hebt om je bedrijf of team te runnen en baseer daarop het ontwerp en de flow. 

 

Van Informatie naar Data 

 

Elk bedrijf is anders, dus er zijn geen kant-en-klare rapporten of KPI’s die succes garanderen.

 

In grote lijnen raden we aan om informatie te zoeken over drie verschillende gebieden. Deze informatie moet live zijn en zichtbaar voor de juiste mensen of teams binnen het bedrijf.

 

  • Operationele prestaties: dit gaat over het monitoren en optimaliseren van alles wat jij aan jouw klanten levert, hoe je levert en hoe je presteert ten opzichte van jouw gewenste standaard en concurrenten. In ‘Scaling Up’ stelt Verne Harnish voor dat de KPI’s, traditioneel erkend als Key Performance Indicators, kunnen worden hernoemd naar ‘Kept Promise Indicators’.

 

Vraag jezelf af: kunnen ons bedrijf en ons team snel en gemakkelijk zien hoe ze presteren bij het leveren aan klanten? Is er iets dat we zichtbaarder kunnen maken om verbeteringen in de dagelijkse levering te stimuleren, ons team te betrekken bij het innoveren zonder management, of ervoor te zorgen dat blokkades direct zichtbaar worden en gemakkelijk worden verholpen?

 

  • Core & Critical Management Reports: Deze zouden zeker in de meer traditionele definitie van Key Performance Indicators vallen. Deze rapporten gaan over het ‘nu’ en de onmiddellijke termijn. Het soort rapporten dat letterlijk nodig is om de deuren open te houden – bijv. omzet per dag, maand, kwartaal, banksaldo, traag bewegende voorraad, gebruik van resources etc.

 

het is echter belangrijk om naar de context van deze informatie te kijken, de standaard manier van rapporteren in twijfel te trekken en te kijken naar wat je nog kunt toevoegen om de informatie te analyseren in de volledige context van uw bedrijf. Verkooprapporten zijn bijvoorbeeld geweldig, maar verkooprapporten inclusief marge zijn beter. Verkooprapportages inclusief marge per product, regio en kanaal zijn weer nog beter. Het draait allemaal om het elimineren van de onbekenden om strategische verandering te stimuleren.

 

Vraag jezelf af: kan ik alle essentiële financiële informatie over mijn bedrijf gemakkelijk op één plek zien? Is het live en kan ik het gemakkelijk raadplegen om verbeteringen aan te brengen? Ongeacht of de informatie positief of negatief is? Is er iets dat ik uit mijn belangrijkste rapporten zou willen halen, maar wat maar niet lijkt te lukken?

 

  • Strategische rapportage: dit is waarschijnlijk een uitbreiding van de vorige sectie. Maar in plaats van naar het ‘nu’ te kijken, gaat dit soort informatie over het bereiken van de langetermijndoelen van de organisatie. Kijken wat er nodig is om je te helpen jouw doelen voor 1 jaar, 3 jaar, 5 jaar en 10 jaar te bereiken. En wat zou je als bedrijf nog meer kunnen doen om een ​​betere inkomsten te genereren. Niet alleen meer inkomsten, maar waardevollere inkomsten op de lange termijn.

 

Op het meest basale niveau kan dit gaan om kansen ontdekken voor cross-selling aan bestaande klanten op basis van klanten die ‘A’ hebben gekocht maar niet ‘B’ hebben gekocht. Dat is echter te gemakkelijk, dit gaat over het uit elkaar halen van jouw data om evolutie mogelijkheden in de branche te ontdekken. Wat is de volgende stap voor jouw bedrijf, waarom gedragen klanten zich zoals ze zijn, hoe gemakkelijk zou je kunnen van koers kunnen wijzigen als een concurrent uw branche radicaal zou veranderen? Zou jij die concurrent kunnen zijn?

 

Vraag jezelf af: wat zijn onze langetermijndoelen? Wat houdt ons tegen om ze te bereiken? Kan ik gemakkelijk informatie zien die dit positief of negatief beïnvloedt? Wat weet ik momenteel niet over mijn bedrijf? Waar kunnen we nieuwe stromen van inkomsten genereren en wat is er vanuit ons perspectief nodig om dit te bereiken? Wat zou het financieel en operationeel voor het bedrijf betekenen om dit te bereiken? Is dat haalbaar? 

 

Samenvatting

Data is de brandstof van informatie, en informatie is de motor die we gebruiken om strategische beslissingen te nemen. Bij het bespreken van data-uitdagingen voor jouw organisatie is het belangrijk om eerst vast te stellen welke informatie je nodig hebt om beslissingen te nemen en het vereiste gedrag te stimuleren.

 

Zodra je dit hebt vastgesteld, kijk je verder om te zien of er meer is dat je kunt begrijpen om echt verbeteringen voor jouw bedrijf te stimuleren.

 

Beperk ten slotte waar mogelijk het aantal bronnen voor het opslaan en beheren van gegevens. ERP-oplossingen (Enterprise Resource Management), zoals de naam al doet vermoeden, zijn specifiek ontwikkeld om deze uitdagingen aan te pakken. Als je problemen ondervindt met data-management binnen jouw bedrijf en niet zeker weet of een systeem gestuurde aanpak zou kunnen helpen, overweeg dan enkele van de vragen uit ons recente blog – “Hoe bereik je duurzame groei binnen jouw bedrijf”.

 

Het is onze aanbeveling ervoor te zorgen dat elke oplossing die je overweegt, wordt ontwikkeld vanuit een sterk financieel kern perspectief. Verenigd gegevens waar mogelijk en zorg ervoor dat verschillende systemen volledig zijn geïntegreerd. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie van processen, maar het zorgt er ook voor dat je altijd complete en actuele gegevens over jouw bedrijf bekijk.

 

About Fast Four
We zetten de kracht van technologie in om ambitieuze organisaties te helpen groeien. Als eerste NetSuite Solution Provider in de Benelux begrijpen we als geen ander de uitdagingen van het opschalen als pionier in de markt. 

 

Back to News
Fast Four